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Política de tratamiento de datos

KuA4 a través de la implementación de la política de tratamiento de datos personales garantiza la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información, así́ como la consulta, reporte y actualización ante los operadores de información y riesgo; actualización del estado de las relaciones contractuales, da cumplimiento a las obligaciones pactadas, previene el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, entre otras.

PRIMERA. – OBJETO: Describir los mecanismos por medio de los cuales KuA4 garantizará un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares de la información ejercer el derecho de Hábeas Data.

SEGUNDA. – RESPONSABLE: KuA4, es una Sociedad Anónima Simplificada, constituida bajo los lineamientos establecidos por la legislación colombiana, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., quien en adelanté será́ la responsable del adecuado tratamiento de datos personales de los titulares de la información.

TERCERA. – DEFINICIONES:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

CUARTA. – CONTENIDO: En las bases de datos de KuA4 se almacenará la información general del titular, tal como: nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil), adicional a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, KuA4 podrá tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.

En las bases de datos de empleados y contratistas se incluirá́ información adicional sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). Además, se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

QUINTA. – TRATAMIENTO: La información que consta en las bases de datos de KuA4 serán sometidas a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí́ establecidas.

  • La información podrá ser entregada, registrada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente, en todo caso, la entrega, registro, transmisión o transferencia se hará́ previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
  • La información personal, incluyendo la información sensible, podrá ser transferida o transmitida a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal.
  • En cumplimiento de los deberes legales, KuA4 podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas y así mismo, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

SEXTA. – FINALIDADES: La información recolectada por KuA4, tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, dando cumplimiento a los deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información relacionada con los usuarios de los servicios se almacenará con el fin de dar cumplimiento a las actividades que propendan a la protección del Consumidor, particularmente las relacionadas con la interposición de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).

Los datos personales que KuA4 solicitará a sus usuarios para la creación del registro, serán utilizados única y exclusivamente para los siguientes fines:

  • Administración y atención de los servicios ofrecidos por KuA4, lo cual incluye el Envío de notificaciones vía SMS, correo electrónico, por la APP o cualquier mecanismo de divulgación, sobre el uso de información comercial, legal o de seguridad y la realización de transacciones financieras en los canales dispuestos por KuA4, así mismo el envío de notificaciones por medios de contacto no tradicionales (mensajería instantánea, redes sociales, etc.)
  • Realizar cambios de clave.
  • Enviar promociones, información comercial y comunicaciones de ofrecimiento de los productos y servicios propios de KuA4
  • Compartir tus datos con terceros o proveedores estrictamente para garantizar la prestación del servicio.
  • Medir tus niveles de satisfacción, realizar encuestas y ejecutar campañas de fidelización.
  • Realizar análisis de riesgos, estadísticos, de control y supervisión.
  • Realizar las actividades necesarias para confirmar, verificar y actualizar los datos que has suministrado.
  • Consultar y actualizar tu información con entidades que administren bases de datos.
  • Opcionalmente, y si así lo decides marcando el Check correspondiente, compartir tus datos con aliados estratégicos o terceros para que te ofrezcan servicios y productos (ej. cookies).
  • Tratamiento de consulta y poblamiento de datos a partir de bases legítimas de terceros.

SÉPTIMA. – DERECHOS DEL TITULAR: De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, el titular de la información podrá:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KuA4 o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a KuA4, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por KuA4 o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que KuA4 o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

OCTAVA. – PROHIBICIONES AL TITULAR: El titular de la información no podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos del responsable.

NOVENA. – OBLIGACIONES DE KuA4: KuA4 se obliga para con el titular de los datos personales a:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre a KuA4 o al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a KuA4 o al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente KuA4 o al Encargado.
  • Suministrar a KuA4 o al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Exigir a KuA4 o al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y en la presente política.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar a KuA4 o al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DÉCIMA. – CONTACTO: En aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, KuA4 designa como responsable de conocer las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias o reclamos relacionados con el manejo de datos personales al Profesional de Sistemas de Atención al Consumidor (SAC), quien conocerá de los requerimientos a través del correo electrónico: contacto@kua4.net, teléfono: 310 7674466 página web www.kua4.net 

DÉCIMA PRIMERA. – PROCEDIMIENTO: Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o deberán ser enviadas al correo y serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DÉCIMA SEGUNDA. – PRESENTACIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SEGERENCIAS. Las consultas, quejas y reclamos presentados deberán contener, al menos, la siguiente información: (i) Número de identificación del Titular; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Dirección física o electrónica del titular; (iv) Documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento.

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